Bullet Journal versus Org-Mode - Digitales und analoges Zeit- und Taskmanagement im Vergleich

Inhaltsverzeichnis

Ich habe über die Jahre viele analoge und digitale Taskmanagement-Systeme, Todo Listen, Zeitmanagement Tools usw. ausgetestet und bin nach knapp 20 Jahren bei Org-Mode und Bullet Journal hängen geblieben. Doch welches ist besser geeignet und kann man sie kombinieren?

Bullet Kournal Kurzvorstellung

Beim Bullet Journal handelt es sich um einen sehr gut durchdachten Planer in Form eines leeren/unbedruckten Notizbuchs. Durch die leeren Seiten ist das Bullet Journal perfekt an die eigenen Bedürfnisse anpassbar. Auf mich wirkt es, als sei es erst nach der Verwendung von digitalen Planern als analoge Antwort entstanden. Hervorzuheben sind

  • Rapid Logging
  • Flexibilität
  • Collections
  • Task Migrationen
  • Zwingt zur Reduktion

Ausführliche Details und eine gute Anleitung gibt es direkt auf der Homepage des Schöpfers https://bulletjournal.com

Orgmode Kurzvorstellung

Ich bin schon mehrfach daran gescheitert, Informatikern das orgmode System verständlich zu erklären. Daher hier nur kurz zusammengefasst:

  • Rein textbasiert
  • Textformat
  • Matroschka-artige Hierarchien ermöglichen eine tolle Übersicht und bei Bedarf eine erschlagende Detailtiefe
  • Hoher Nerd-Faktor
  • Harte Lernkurve
  • Verwende nur die Tastatur
  • Massig Shortcuts lernen
  • Blitzschnelle Datenerfassung
  • Geniales Agendasystem
  • Vermutlich das mächtigste Agenda Tool, wenn man es gemeistert hat
  • Quelloffen
  • Mehr als nur ein Planer, eigentlich für alles mit Text einsetzbar
  • emacs-powered
  • flexibel

Die orgmode Homepage selbst ist nicht sonderlich verlockend gestaltet, hätte ich nicht vor vielen Jahren einen Artikel in einem Linux Magazin dazu gelesen, würde ich es heute nicht kennen. Mangels attraktiverer Links gibts von mir nur https://de.wikipedia.org/wiki/Org-mode

Gegenüberstellung beider Systemen

Was Bujo orgmode Bujo Details orgmode Details
Sicherheit/ - + Verlust automatische Backups
Vertraulichkeit     Backup nicht möglich PGP Verschlüsselung für wichtige Bereiche
      ungeschützt digital unbegrenzt haltbar
      Lagerung über lange Zeit  
Durchsuchbarkeit - + Inhaltsverzeichnis/Index integrierte "Suchmaschine" für alle Dateien inkl. Archiv
Review + - einfach und notwendig neigt zuVernachlässigung aufgrund unbegrenztem Speicherplatz einfach
         
Fokus + - Voller Fokus dank Handschrift Filterung auf bestimmten Task möglich, aber auch Anzeige aller Tasks
      Langsameres Arbeiten führt zu Achtsamkeit Vernachlässigt man die Review, wird man mit der Zeit von der Fülle
        der Tasks überwältigt
Identifikation + - Mitschleifen von nie erledigten Dank unbegrenztem Speicher und Such- und Filterfunktion kostet das
überflüssiger Tasks     Tasks ist anstrengend Mitschleifen von Tasks keine Mühe und macht die Identifikation schwerer
Terminplanung - + Mittels Future Log und Disziplin, ok bei wenigen Terminen Geniale Agenda Funktion, Erinnerung, automatischer Tages-/Wochenplaner
      Keine Reminder  
      Klappt bei mir beruflich nur in Kombi mit digitalem Kalender  
Aufwandserfassung -- + Handarbeit integrierte Stopuhr (clock in/out)
Projektplanung + + Für private oder Kleinprojekte gut mittels Collection Für private und Kleinprojekte gut mittels Tags
      Für richtige Projekte mit mehreren Beteiligten und komplexen Abhängigkeitsfolgen ungeeignet Für richtige Projekte mit mehreren Beteiligten und komplexen Abhängigkeitsfolgen ungeeignet
      Besser geeignet sind Multiuser-Systeme wie Kanboard und Planungstools wie ProjectLibre Besser geeignet sind Multiuser-Systeme wie Kanboard und Planungstools wie ProjectLibre
Entspannungsfaktor + + Handschreiben entspannt und baut Stress ab Man erfasst einfach alles, kann dadurch "nichts" vergessen. Diese Sicherheit kann Stress vermeiden
        Nichts zu vergessen kann aber auch Stress aufbauen
Informationen festhalten + + Rapid Logging. Später schwer auffindbar, wenn man die Informationen nicht in separate Stichwort "second brain". Man kann alles spontan notieren und taggen und dank der Suche immer
      Collections überträgt und regelmäßig überfliegt wieder finden
Ideen festhalten + + Begrenztheit an Papierseiten und Aufwand des Notierens führt zu einer natürlichen Auslese Erfordert Review Disziplin, da unbegrenzt Ideen speicherbar
      und Pflege von wenigeren, dafür guten Ideen  
Meetingprotokolle 0 + Kein Computer beim Meeting nötig! Tippen sehr schnell
      Handschreiben langsam Nachträgliches Sortieren und Gruppieren in orgmode blitzschnell und sehr bequem
      Spätere Nachbearbeitung und Digitalisierung aufwändig Tipperei im Meeting kann stören
      Späteres Wiederauffinden aufwändig Späterer Export in HTML, Excel und andere Formate möglich
Texte konzipieren - + Umsortieren von Abläufen oder Gedanken aufwändig Texte fürs Internet, für Präsentationen, für Bücher, für Geschichten gut zusammenstellbar
      Nur für das Big Picture geeigent Export und automatisierte Weiterbearbeitung möglich
      Kein Computer nötig  
Endzeit-Faktor + - Kein Strom orgmode speichert als reines Textformat, dadurch sind die Dateien mit jedem beliebigen
      Papier + Stift reicht Texteditor lesbar und damit problemlos übernehmbar
        quelloffen
Gedächtnis-Faktor + - Handschreiben führt zu einer besseren Einprägung der Informationen Gewollt gering, da ja alle Daten immer wieder leicht auffindbar sind
      Regelmäßige Taskmigration führt zu ständiger Wiederholung der Informationen Grundidee: Aus den Augen, aus dem Sinn, freier Kopf für die aktuelle Aufgabe

Mein Umgang mit beiden Systemen

Ein paar Kontextinformationen zu meiner Situation

Im Beruflichen und Privaten habe ich über viele Jahre sehr stark mit orgmode gearbeitet, alle Tasks, Termine, Kleinprojekte, Aufwände und Informationen damit erfasst. Leider habe ich die Reviews nicht so regelmäßig ausgeführt bzw. sind es auch einfach zu viele Daten geworden, weil ich einfach alles eingetippt habe, was um mich herumgeschwirrt ist.

Ergebnis: Irgendwann war meine Tagesagenda mit Aufgaben für einen ganzen Monat überbevölkert und ich habe den Fokus verloren.

Parallel habe ich berufsbedingt auch extrem viel Zeit am Computerbildschirm verbracht und wollte zumindest bei den Meetings, die bis zur Hälfte meines Arbeitstages einnehmen können, auf den Laptop verzichten. Im Privaten hat mein großer Sohn seine ersten Schreibversuche gemacht und mir ist aufgefallen, dass ich schon seit sehr langer Zeit nichts mehr handschriftlich geschrieben habe. Ich hatte nie eine gute oder gleichmäßige Handschrift mit dem Füller, kann aber ganz gut zeichnen und auf großen Tafeln/Whiteboards schreiben. Dazu bin ich Linkshänder und habe die Hakenhaltung als Kind gelernt, um das eben Geschriebene nicht sofort wieder zu verschmieren.

Um meinem Sohn ein Vorbild zu sein, habe ich mit dem BulletJournaling im Privaten begonnen und mir wieder einen Füller zugelegt. Da meine ersten Seiten ziemlich hässlich waren und die Tinte wieder verschmiert wurde, habe ich mich etwas eingehender mit der Linkshänder Problematik beschäftigt und mit 39 Jahren das Handschreiben neu gelernt. Als Folge des Trainings schreibe ich nicht schneller, aber endlich gleichmäßig, für meine Verhältnisse schön und ohne Verschmieren, vor allem aber habe ich den Spaß am Schreiben von Hand für mich (wieder-) entdeckt (Linkempfehlung LinkeHand.at).

Wie ich heute arbeite

Privat

Für Aufgaben und spontane Notizen nutze ich nur noch das BuJo. Informationen sammle ich ausschließlich mit orgmode. Bei Terminen unterscheide ich zwischen einmaligen (Bujo) und wiederholenden wie Kaffeemaschine entkalken (orgmode mittels repeat Funktion).

Beruflich

Ich mische mittlerweile BuJo, orgmode und da wo es sinnvoll ist auch Office Tools (als Überbegriff für andere Organisationssoftware). Als großen Vorteil sehe ich es, in Meetings ohne Computer voll präsent zu sein und meinen Augen eine Bildschirmpause zu gönnen und natürlich der Zwang zur Langsamkeit Überlegtheit und die Beschränkung auf das Essentielle, ohne die ein Bullet Journal nicht funktioniert.

Was BuJo Orgmode Office Tools
Aktuelle ToDo's x    
Zukünftige ToDo's x    
Meeting Notizen x    
Meeting-Termine     x
Delegierte Tasks x    
Erkenntnisse x x (Übertrag aus Bujo)  
Informationen   x  
Kritik x    
Sensible Informationen   x (PGP)  
Passwörter   x (PGP)  
Team/Gruppeninfos     x
Projekte x (Makroinfos)   x
Review x    
Ideen x    
Priorisierung x    

Zu nützlichen Ritualen sind mein Weekly Review am Montag morgen geworden, meine 3-Minuten Daily Review zum Feierabend sowie der Monatsabschluss. Alles wäre auch mit orgmode alleine möglich, aber ähnlich wie beim Zu Fuß gehen vs. Auto fahren verpaßt man bei der schnelleren Methode oft die wirklich wichtigen Dinge.